Để chuẩn bị du học Nhật Bản, bạn sẽ lần lượt chọn chương trình học, chuẩn bị ngoại ngữ và giấy tờ, làm thủ tục COE, xin visa rồi sắp xếp ngày sang Nhật. Mỗi trường có lịch tuyển sinh và yêu cầu riêng, vì vậy bạn nên tìm hiểu sớm để biết việc nào cần làm trước.

Bài viết này hướng dẫn 8 bước chuẩn bị, từ lúc tìm trường đến khi xuất cảnh và nhập học. Nếu bạn đang tìm hiểu các hệ học, điều kiện đầu vào và chi phí, bài tổng quan về du học Nhật Bản sẽ giúp bạn cân nhắc trước khi chọn chương trình.

Cần chuẩn bị gì trước khi bắt đầu quy trình?

Trước khi chọn kỳ nhập học, bạn nên cùng gia đình làm rõ bốn vấn đề sau:

Mục tiêu học tập: Bạn muốn học tiếng, học chuyên môn, đại học hay sau đại học? Ngành học và ngôn ngữ giảng dạy cần phù hợp với mục tiêu của bạn.
Yêu cầu của trường: Bạn hãy kiểm tra điều kiện đầu vào, hạn nộp hồ sơ, lịch nhập học và các kỳ thi hoặc chứng chỉ mà trường yêu cầu.
Khả năng hiện tại: Bạn nên xem lại học lực, trình độ ngoại ngữ và thời gian có thể dành cho việc học, thi chứng chỉ và chuẩn bị giấy tờ.
Khả năng tài chính: Gia đình nên tính cả học phí, phí dịch vụ nếu sử dụng, chi phí làm giấy tờ, vé máy bay, chỗ ở, sinh hoạt và một khoản dự phòng.

Khi xem bảng phí, bạn nên kiểm tra khoản nào đã có trong báo giá và khoản nào phải trả riêng. Hãy xem cả tổng phí lẫn số tiền phải đóng ở từng đợt để tránh cộng một khoản phí hai lần.

Nếu bảng phí có khoản thu bằng yên Nhật hoặc USD, bạn nên quy đổi sang tiền Việt theo tỷ giá tại thời điểm lập kế hoạch để tính tổng số tiền cần chuẩn bị. Số tiền thực trả có thể thay đổi theo tỷ giá khi thanh toán.

Bài viết về chi phí du học Nhật Bản sẽ giúp bạn nhận diện các nhóm khoản chi. Khi lập ngân sách cho hồ sơ của mình, bạn vẫn nên dùng báo giá dịch vụ và thông báo học phí của trường dự định đăng ký.

8 bước trong quy trình du học Nhật Bản

Bạn có thể dùng 8 bước dưới đây để sắp xếp những việc cần làm trước khi sang Nhật. Một số việc nên được chuẩn bị cùng lúc, chẳng hạn học ngoại ngữ, tìm trường và thu xếp tài chính. Bạn không cần chờ học xong tiếng mới bắt đầu tìm hiểu trường.

Khi chọn kỳ nhập học năm 2027, bạn hãy lấy lịch tuyển sinh của trường làm căn cứ để lên kế hoạch. Nhà trường và cơ quan xét hồ sơ sẽ hướng dẫn riêng về giấy tờ, các khoản thanh toán và từng mốc làm thủ tục.

Bước 1: Xác định chương trình học và kỳ nhập học

Trước hết, bạn hãy xác định mình muốn học chương trình nào và dự kiến sang Nhật vào thời điểm nào. Mục tiêu này sẽ giúp bạn chọn nhóm trường phù hợp, thay vì tìm trường chỉ dựa vào học phí hoặc lời giới thiệu.

Với mỗi chương trình, bạn nên ghi lại ngôn ngữ giảng dạy, yêu cầu đầu vào, hạn nộp hồ sơ và lịch nhập học. Nếu còn thiếu chứng chỉ hoặc giấy tờ, hãy hỏi trường xem bạn cần hoàn thành trước thời điểm nào.

Bạn có thể tham khảo bài điều kiện du học Nhật Bản để biết những nhóm yêu cầu cần kiểm tra. Điều kiện cụ thể vẫn phải lấy từ thông báo của chương trình bạn chọn, vì trường tiếng, trường chuyên môn, đại học và sau đại học không có cùng một bộ yêu cầu.

Bước 2: Chọn cách chuẩn bị hồ sơ và đơn vị hỗ trợ nếu cần

Bạn có thể tự chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn của trường hoặc nhờ một đơn vị tư vấn hỗ trợ. Nếu sử dụng dịch vụ, bạn nên kiểm tra thông tin pháp lý của đơn vị và đọc kỹ hợp đồng trước khi đăng ký.

Các chuyên gia tại Trung tâm Du học và Xuất khẩu lao động Thanh Giang

Bạn nên hỏi rõ ba nội dung trước khi ký hợp đồng:

Đơn vị tư vấn làm những việc gì và bạn phải tự chuẩn bị những gì?
Tổng phí là bao nhiêu, mỗi đợt đóng bao nhiêu, có khoản nào trả riêng và trường hợp nào được hoàn phí?
Ai sẽ cập nhật tiến độ hồ sơ và thông báo khi trường yêu cầu bổ sung giấy tờ?

Dù chọn cách nào, bạn vẫn nên giữ một bộ hồ sơ của mình và kiểm tra thông tin trước khi gửi. Bài hướng dẫn hồ sơ du học Nhật Bản giúp bạn làm quen với các nhóm giấy tờ; trường tiếp nhận sẽ cho biết danh sách áp dụng cho hồ sơ của bạn.

Bước 3: Học ngoại ngữ theo yêu cầu của chương trình

Bạn hãy kiểm tra chương trình học bằng tiếng Nhật hay ngôn ngữ khác, rồi hỏi trường loại chứng chỉ hoặc giấy xác nhận nào được chấp nhận. Một mức tiếng Nhật phù hợp với khóa học tiếng chưa chắc đã đáp ứng yêu cầu của chương trình học chuyên ngành.

Sau khi biết yêu cầu và hạn nộp chứng chỉ, bạn có thể chọn khóa học, đăng ký kỳ thi và sắp xếp thời gian ôn tập. Nếu chưa hiểu trường chấp nhận giấy tờ nào, bạn nên hỏi lại trước khi đóng tiền học hoặc đăng ký thi.

Ngoài việc chuẩn bị chứng chỉ, bạn cũng nên luyện nghe, nói và cách trao đổi về kế hoạch học tập. Những kỹ năng này sẽ giúp bạn giao tiếp với trường và thích nghi khi sang Nhật.

Bước 4: Chọn trường, kiểm tra học phí và lên lịch nộp hồ sơ

Khi đã có một vài trường phù hợp, bạn hãy so sánh chương trình học, yêu cầu đầu vào, địa điểm, học phí và chỗ ở. Bạn có thể bắt đầu từ danh sách trường Nhật Bản, sau đó vào website của từng trường để kiểm tra thông tin tuyển sinh.

Với trường dự định đăng ký, bạn nên lập một lịch theo dõi gồm hạn nộp hồ sơ, lịch thi hoặc phỏng vấn nếu có, hạn bổ sung giấy tờ và ngày nhập học. Lịch này giúp bạn biết mình phải hoàn thành việc gì ở từng thời điểm.

Trước khi chuyển học phí, bạn hãy kiểm tra tên khoản thu, số tiền, hạn đóng và tài khoản nhận trong thông báo của trường. Nếu chưa rõ một khoản thu hoặc điều kiện hoàn phí, bạn nên hỏi lại trường trước khi chuyển tiền. Thông báo của từng trường sẽ quy định số đợt và thời điểm thanh toán, nên không thể mặc định trường nào cũng thu tiền ngay khi có COE.

Bước 5: Nộp hồ sơ xét tuyển và tham gia phỏng vấn nếu có

Trước khi nộp, bạn hãy kiểm tra hồ sơ đã đủ theo danh sách của trường hay chưa. Thông tin trong đơn đăng ký, giấy tờ học tập, chứng chỉ ngoại ngữ và giấy tờ tài chính cần thống nhất với nhau. Nếu phát hiện chỗ sai hoặc chưa rõ, bạn nên xử lý trước khi gửi.

Một số chương trình có kỳ thi hoặc buổi phỏng vấn tuyển sinh. Nếu trường yêu cầu, bạn hãy chuẩn bị cách giải thích lý do chọn trường, mục tiêu học tập và kế hoạch tài chính của mình. Câu trả lời nên đúng với hoàn cảnh và thông tin đã khai trong hồ sơ.

Sau khi nộp, bạn cần theo dõi thư hoặc thông báo từ trường để trả lời đúng hạn. Mỗi chương trình có cách tuyển sinh riêng, nên hình thức và thời lượng phỏng vấn có thể khác nhau.

Bước 6: Chuẩn bị và theo dõi hồ sơ xin COE

COE là Giấy chứng nhận tư cách lưu trú. Trong nhiều trường hợp du học, trường tiếp nhận sẽ làm đại diện nộp hồ sơ xin COE tại Nhật Bản. Bạn hãy hỏi trường hoặc người phụ trách hồ sơ để biết mình phải cung cấp những giấy tờ nào và gửi trước ngày nào.

Khi trường yêu cầu bổ sung, bạn nên kiểm tra nội dung cần làm rõ rồi gửi giấy tờ đúng hạn. Sau khi COE được cấp, bạn hãy kiểm tra thông tin cá nhân trên COE trước khi chuẩn bị hồ sơ visa.

Bạn có thể đọc hướng dẫn COE và nhập cảnh của JASSO để hiểu vai trò của COE và những bước thủ tục tiếp theo. COE không thay thế visa.

Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ và xin visa du học

Sau khi có COE, bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ xin visa du học Nhật Bản. Bạn nên xem hướng dẫn của cơ quan đại diện Nhật Bản phụ trách nơi mình cư trú để biết cách nộp và nơi tiếp nhận hồ sơ.

Các giấy tờ cơ bản thường gồm hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh và COE. Cơ quan xét visa có thể yêu cầu thêm giấy tờ tùy hồ sơ. Trước khi nộp, bạn hãy kiểm tra hướng dẫn visa lưu trú dài hạn của Đại sứ quán Nhật Bản và thông báo đang áp dụng tại nơi tiếp nhận.

Trong thời gian chờ, bạn cần theo dõi yêu cầu bổ sung hoặc phỏng vấn nếu có. Ngày trả kết quả có thể thay đổi khi hồ sơ cần được xác minh thêm, vì vậy bạn nên hỏi nơi tiếp nhận trước khi chốt kế hoạch xuất cảnh.

Bước 8: Chuẩn bị xuất cảnh, nhập cảnh và nhập học

Sau khi được cấp visa, bạn hãy kiểm tra thông tin trên giấy tờ và xác nhận với trường ngày cần có mặt tại Nhật. Khi đã thống nhất lịch đến, bạn có thể hoàn thiện việc đặt vé, sắp xếp chỗ ở và chuẩn bị hành lý.

Đoàn học viên và người nhà tiễn bay tại sân bay Quốc tế Nội Bài

Trước ngày khởi hành, bạn nên kiểm tra lại:

Hộ chiếu, visa, COE và những giấy tờ được yêu cầu cho chuyến đi, nhập cảnh và nhập học.
Vé máy bay, quy định hành lý, địa chỉ nơi ở và cách đi từ sân bay đến đó.
Số điện thoại của trường, nơi ở và người hỗ trợ trong trường hợp lịch trình thay đổi.
Số tiền dành cho thời gian đầu cùng bản sao các giấy tờ quan trọng.
Lịch nhập học và những thủ tục trường hướng dẫn sau khi bạn đến Nhật.

Khi đến cửa khẩu Nhật Bản, bạn cần làm thủ tục nhập cảnh. Sau đó, bạn hãy liên hệ với trường và nơi lưu trú để xác nhận các thủ tục cần hoàn thành.

Câu hỏi thường gặp về quy trình du học Nhật Bản

Khi bắt đầu chuẩn bị, bạn có thể còn băn khoăn về thời gian, ngoại ngữ hoặc hồ sơ visa. Dưới đây là những điểm nên làm rõ trước khi chọn kỳ nhập học.

Buổi hướng dẫn quy trình du học Nhật Bản tại Thanh Giang

Câu 1: Quy trình Du học Nhật Bản mất bao lâu?

Thông thường, quy trình du học Nhật Bản kéo dài khoảng 4 đến 6 tháng tùy theo kỳ nhập học. Thời gian này bao gồm:

Học tiếng Nhật: 3 đến 6 tháng
Chuẩn bị hồ sơ: 1 tháng
Xin COE: 1 đến 2 tháng
Xin visa: 1 tuần

Thanh Giang khuyến khích học viên nên chuẩn bị sớm để có nhiều thời gian học tiếng Nhật và hoàn thiện hồ sơ.

Câu 2: Có COE có bảo đảm được cấp visa không?

Không. COE không bảo đảm bạn sẽ được cấp visa, vì hồ sơ visa vẫn được xét riêng. Có visa cũng không đồng nghĩa chắc chắn được phép nhập cảnh. Khi đến Nhật Bản, bạn vẫn phải qua kiểm tra và được cơ quan có thẩm quyền cho phép nhập cảnh. Bạn có thể xem giải thích trong câu hỏi thường gặp về visa của Bộ Ngoại giao Nhật Bản.

Câu 3: Chưa biết tiếng Nhật có thể bắt đầu chuẩn bị không?

Có. Bạn có thể tìm hiểu trường, lập ngân sách và bắt đầu học ngoại ngữ từ bây giờ. Tuy nhiên, khi nộp hồ sơ hoặc nhập học, bạn phải đáp ứng yêu cầu ngôn ngữ của chương trình đã chọn. Bạn nên hỏi trường loại chứng chỉ hoặc giấy xác nhận cần nộp để lên kế hoạch học phù hợp.

Câu 4: Có thể dựa hoàn toàn vào làm thêm để trang trải du học không?

Bạn không nên lập ngân sách dựa hoàn toàn vào tiền làm thêm. Trước khi đi làm, du học sinh phải được cấp giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú và tuân thủ các điều kiện của giấy phép. Giới hạn thông thường là 28 giờ mỗi tuần. Trong kỳ nghỉ dài do trường quy định, du học sinh được làm thêm tối đa 8 giờ mỗi ngày. Công việc phải thuộc phạm vi được phép và không ảnh hưởng đến việc học. Bạn có thể xem quy định làm thêm dành cho du học sinh trên JASSO để hiểu rõ các điều kiện này.

Bạn sẽ dễ theo dõi quá trình chuẩn bị hơn khi biết rõ mình chọn chương trình nào, cần hoàn thành giấy tờ gì và phải nộp trước thời điểm nào. Một bản kế hoạch đơn giản, được cập nhật theo thông báo của trường, sẽ giúp bạn và gia đình chủ động hơn về thời gian lẫn tài chính.

Nếu còn băn khoăn về trường học, giấy tờ hoặc cách bắt đầu, bạn có thể liên hệ Thanh Giang để trao đổi về trường hợp của mình. Trước khi đăng ký dịch vụ, bạn nên hỏi rõ nội dung hỗ trợ, chi phí và phần công việc mình cần tự chuẩn bị.