Hồ sơ Du học nghề Đức - Cách chuẩn bị các loại giấy tờ để tránh trượt visa

Mỗi năm, hàng trăm bộ hồ sơ du học nghề Đức bị từ chối chỉ vì thiếu một vài giấy tờ quan trọng hoặc nộp sai quy trình. Điều này không chỉ khiến bạn mất thời gian, tiền bạc mà còn có thể phải chờ đợi đến 6 tháng – 1 năm mới được xin lại visa. 

Vậy làm thế nào để tránh mắc sai lầm đáng tiếc này? Bài viết dưới đây của Thanh Giang sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo tiêu chuẩn của Đại sứ quán Đức, giúp bạn tăng tỷ lệ đậu visa lên mức cao nhất nhé!

1. Hồ sơ xin visa du học nghề Đức gồm những gì?

Một bộ hồ sơ du học nghề Đức đạt chuẩn phải có đầy đủ các giấy tờ sau. Thiếu một trong những mục này, hồ sơ có thể bị từ chối ngay lập tức.

1.1. Đơn xin cấp thị thực quốc gia (VIDEX)

Đây là tờ khai xin visa quốc gia Đức, bạn cần điền trực tuyến trên hệ thống VIDEX của Đại sứ quán Đức. Sau khi điền đầy đủ thông tin, in ra, ký tên và nộp kèm hồ sơ. Thông tin trên đơn phải khớp hoàn toàn với các giấy tờ khác như hộ chiếu, hợp đồng đào tạo, bằng cấp. Nếu có sai sót, bạn phải điền lại từ đầu vì VIDEX không cho phép chỉnh sửa sau khi nộp.

1.2. Hộ chiếu (bản gốc + bản sao không công chứng)

Hộ chiếu phải còn hiệu lực ít nhất 12 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ và có tối thiểu 2 trang trống để dán visa. Nếu hộ chiếu của bạn sắp hết hạn hoặc không đủ trang trống, hãy làm hộ chiếu mới ngay để tránh bị từ chối hồ sơ. Khi nộp hồ sơ, bạn cần nộp cả hộ chiếu gốc và 01 bản sao không công chứng.

1.3. Ảnh hộ chiếu sinh trắc học

Bạn cần chuẩn bị 02 ảnh kích thước 3,5 x 4,5 cm, nền trắng hoặc xám nhạt, được chụp trong vòng 3 tháng gần nhất. Ảnh phải rõ mặt, không đeo kính, không chỉnh sửa. Nếu ảnh không đúng quy chuẩn, hồ sơ có thể bị trả lại ngay từ bước kiểm tra ban đầu.

1.4. Sơ yếu lý lịch tự khai (bằng tiếng Đức – Lebenslauf)

Đây là bản tóm tắt chi tiết về quá trình học tập và làm việc của bạn theo thứ tự thời gian. Tuyệt đối không để khoảng thời gian trống, nếu có, bạn cần giải thích hợp lý để tránh bị nghi ngờ về động cơ du học. Nếu bạn từng học trung cấp, cao đẳng, đại học nhưng bỏ dở, hãy ghi rõ lý do và thời gian học. Nếu sau khi tốt nghiệp THPT bạn không đi học hoặc đi làm ngay, hãy nêu rõ lý do để tránh bị đánh giá là thiếu định hướng.

1.5. Thư trình bày động cơ (Motivationsschreiben)

Thư động lực là phần rất quan trọng trong hồ sơ của bạn. Trong thư, bạn cần trả lời rõ ràng những câu hỏi: Vì sao bạn chọn du học nghề tại Đức? Ngành học này có phù hợp với bạn không? Kế hoạch của bạn sau khi tốt nghiệp là gì? Hãy viết trung thực, logic và có định hướng rõ ràng. Nếu bạn sao chép thư động lực trên mạng mà không điều chỉnh theo trường hợp của mình, rất dễ bị phát hiện và đánh giá thấp hồ sơ.

1.6. Bằng tốt nghiệp THPT (bản gốc + bản dịch công chứng sang tiếng Đức)

Bạn cần nộp bản gốc và bản dịch công chứng sang tiếng Đức của bằng tốt nghiệp THPT. Nếu chưa có bằng, bạn có thể sử dụng Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (cũng cần dịch thuật và công chứng). Nếu bạn đã học trung cấp, cao đẳng, đại học, hãy nộp thêm bằng cấp tương ứng để tăng cơ hội xét duyệt hồ sơ.

1.7. Hợp đồng đào tạo nghề (Ausbildungsvertrag)

Đây là hợp đồng bạn ký kết với doanh nghiệp hoặc trường nghề tại Đức. Hợp đồng phải có đầy đủ thông tin về ngành học, thời gian đào tạo, mức lương thực tập, điều kiện làm việc và có chữ ký của cả hai bên. Nếu hợp đồng có điều khoản mơ hồ hoặc không ghi rõ mức lương, visa có thể bị từ chối.

1.8. Chứng chỉ tiếng Đức (bản gốc + bản sao công chứng)

Bạn cần chứng chỉ tiếng Đức tối thiểu B1, một số ngành yêu cầu B2. Chứng chỉ phải được cấp bởi các tổ chức uy tín như Goethe, ÖSD, telc hoặc TestDaF. Nếu bạn chưa có chứng chỉ B1/B2, hãy đăng ký học và thi càng sớm càng tốt để không làm chậm tiến trình nộp hồ sơ.

1.9. Chứng minh tài chính (nếu hợp đồng có lương dưới 939 Euro/tháng)

Nếu hợp đồng đào tạo có lương dưới 939 Euro/tháng, bạn bắt buộc phải chứng minh tài chính theo 1 trong 2 cách:

Tài khoản phong tỏa (Sperrkonto): Bạn cần nạp tối thiểu 11.208 Euro (~300 triệu đồng) vào tài khoản ngân hàng Đức. Mỗi tháng bạn chỉ được rút 934 Euro để chi tiêu.

Giấy bảo lãnh tài chính (Verpflichtungserklärung): Một người thân tại Đức cam kết bảo lãnh tài chính cho bạn.

Nếu có thể, hãy tìm hợp đồng đào tạo trên 939 Euro/tháng để không phải chứng minh tài chính, giúp giảm bớt thủ tục và tăng tỷ lệ đậu visa.

1.10. Bảo hiểm y tế du học Đức

Bạn phải có bảo hiểm y tế hợp lệ cho toàn bộ thời gian lưu trú tại Đức. Chi phí bảo hiểm dao động khoảng 90 – 150 Euro/tháng (~2.5 – 4 triệu đồng). Nếu không có bảo hiểm y tế, bạn sẽ không được cấp visa. Nên mua bảo hiểm ngay khi có hợp đồng đào tạo để tránh rắc rối sau này.

CLICK NGAY để được tư vấn và hỗ trợ MIỄN PHÍ

2. Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ du học nghề Đức

Chuẩn bị hồ sơ du học nghề Đức không chỉ đơn giản là thu thập đủ giấy tờ, mà còn cần đảm bảo độ chính xác, tính hợp lệ và cách sắp xếp khoa học. Một số lỗi nhỏ có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc làm chậm trễ quá trình xét duyệt visa. Dưới đây là những lưu ý cực kỳ quan trọng mà bạn cần ghi nhớ.

2.1. Đặt lịch hẹn xin visa càng sớm càng tốt

Số lượng hồ sơ xét duyệt mỗi năm là có giới hạn, nếu đặt lịch trễ, bạn có thể bị hoãn lịch hẹn đến 6 tháng hoặc lâu hơn. Vì vậy, bạn nên đặt lịch hẹn tại Đại sứ quán Đức hoặc Tổng lãnh sự quán Đức ngay khi đã chuẩn bị được 80-90% hồ sơ. Nếu không có lịch hẹn trống, hãy kiểm tra lại hệ thống đặt lịch hàng ngày hoặc liên hệ với trung tâm tư vấn để được hỗ trợ.

2.2. Sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự quy định

Đại sứ quán yêu cầu hồ sơ phải được sắp xếp theo thứ tự để đảm bảo quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng và chính xác. Việc nộp hồ sơ lộn xộn có thể khiến nhân viên xét duyệt gặp khó khăn và có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại. Bạn nên chuẩn bị hồ sơ theo đúng hướng dẫn, với các giấy tờ quan trọng đặt lên trên cùng và các giấy tờ bổ sung ở phía sau.

2.3. Kiểm tra chính xác thông tin trên tất cả giấy tờ

Một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối là thông tin trên các giấy tờ không trùng khớp. Hãy kiểm tra cẩn thận xem tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ trên hộ chiếu, hợp đồng đào tạo, chứng chỉ tiếng Đức, tài khoản phong tỏa có giống nhau không. Nếu có bất kỳ sai sót nào, hãy sửa ngay trước khi nộp hồ sơ.

2.4. Hợp đồng đào tạo phải rõ ràng, minh bạch

Một hợp đồng đào tạo tốt cần ghi rõ tên doanh nghiệp, ngành nghề đào tạo, thời gian học, mức lương thực tập và các điều khoản liên quan. Nếu hợp đồng thiếu thông tin hoặc có những điều khoản không rõ ràng, Đại sứ quán có thể từ chối hồ sơ của bạn.

2.5. Giữ liên lạc với trường và doanh nghiệp tại Đức

Trong quá trình xét duyệt visa, Đại sứ quán có thể liên hệ với doanh nghiệp hoặc trường nghề tại Đức để xác nhận thông tin. Nếu doanh nghiệp/trường không phản hồi kịp thời, việc xét duyệt hồ sơ của bạn có thể bị kéo dài hoặc thậm chí bị từ chối. Vì vậy, bạn nên thông báo trước với trường hoặc doanh nghiệp để họ sẵn sàng cung cấp thông tin khi cần thiết.

2.6. Chuẩn bị tinh thần cho buổi phỏng vấn visa (nếu có)

Không phải tất cả hồ sơ đều phải phỏng vấn, nhưng trong một số trường hợp, Đại sứ quán có thể yêu cầu bạn đến để xác nhận thêm thông tin. Họ có thể hỏi về lý do chọn ngành, kế hoạch học tập, dự định sau tốt nghiệp và khả năng tài chính của bạn. Hãy luyện tập trả lời các câu hỏi này bằng tiếng Đức một cách trôi chảy để tăng mức độ tin cậy cho hồ sơ của bạn.

CLICK NGAY để được tư vấn và hỗ trợ MIỄN PHÍ

3. Chứng minh tài chính du học nghề Đức - Khi nào cần và cách thực hiện

Không phải ai cũng cần chứng minh tài chính khi du học nghề Đức. Tuy nhiên, nếu hợp đồng đào tạo của bạn có mức lương dưới 939 Euro/tháng, bạn bắt buộc phải chứng minh tài chính để đảm bảo rằng bạn có đủ khả năng trang trải chi phí sinh hoạt trong suốt thời gian học. Dưới đây là các cách chứng minh tài chính và những lưu ý quan trọng.

3.1. Khi nào cần chứng minh tài chính?

Nếu hợp đồng đào tạo của bạn có mức lương từ 939 Euro/tháng trở lên, bạn KHÔNG CẦN chứng minh tài chính. Tuy nhiên, nếu mức lương thấp hơn con số này, bạn bắt buộc phải chứng minh tài chính theo một trong hai cách sau:

• Tài khoản phong tỏa (Sperrkonto): Đây là cách phổ biến nhất. Bạn cần mở một tài khoản tại ngân hàng Đức và nạp vào số tiền tối thiểu 11.208 Euro (~300 triệu đồng). Mỗi tháng, bạn chỉ được rút tối đa 934 Euro để trang trải chi phí sinh hoạt.

• Giấy bảo lãnh tài chính (Verpflichtungserklärung): Nếu bạn có người thân đang sinh sống tại Đức, họ có thể đứng ra bảo lãnh tài chính cho bạn bằng cách ký giấy Verpflichtungserklärung tại Văn phòng Ngoại kiều (Ausländerbehörde) tại Đức.

3.2. Mở tài khoản phong tỏa như thế nào?

Có nhiều ngân hàng tại Đức cung cấp dịch vụ mở tài khoản phong tỏa cho du học sinh, bao gồm Deutsche Bank, Fintiba, Expatrio, Coracle. Bạn có thể đăng ký trực tuyến và làm theo hướng dẫn để chuyển tiền vào tài khoản phong tỏa. Quá trình này thường mất từ 1-3 tuần, vì vậy hãy thực hiện sớm để tránh làm chậm trễ việc xin visa.

3.3. Giấy bảo lãnh tài chính – Ai có thể đứng ra bảo lãnh?

Người bảo lãnh tài chính phải là công dân Đức hoặc người nước ngoài có thẻ cư trú dài hạn tại Đức và có thu nhập ổn định. Khi ký giấy bảo lãnh, họ cam kết chịu trách nhiệm về tài chính cho bạn trong suốt thời gian bạn học tại Đức.

3.4. Nếu không có ai bảo lãnh tài chính thì sao?

Trong trường hợp bạn không có người thân ở Đức để bảo lãnh tài chính, bạn bắt buộc phải mở tài khoản phong tỏa. Đây là yêu cầu nghiêm ngặt từ Đại sứ quán Đức để đảm bảo bạn có đủ khả năng tài chính khi sinh sống và học tập tại Đức.

3.5. Cần bao nhiêu tiền để sống tại Đức?

Ngoài khoản tiền trong tài khoản phong tỏa, bạn cũng cần chuẩn bị thêm một khoản tiền dự phòng để chi trả các chi phí phát sinh trong thời gian đầu. Trung bình, một du học sinh nghề tại Đức sẽ cần khoảng 800 – 1.200 Euro/tháng cho các chi phí sinh hoạt như thuê nhà, ăn uống, đi lại và bảo hiểm y tế.

3.6. Lưu ý quan trọng khi chứng minh tài chính

• Nếu chọn tài khoản phong tỏa, hãy chuyển tiền sớm vì thời gian xử lý có thể kéo dài từ 1-3 tuần.
• Nếu chọn giấy bảo lãnh tài chính, hãy chắc chắn rằng người bảo lãnh có đủ điều kiện và nộp giấy tờ đúng hạn.

Đại sứ quán có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm bằng chứng về tài chính, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn các giấy tờ cần thiết.

Hồ sơ du học nghề Đức không chỉ cần đầy đủ mà còn phải chính xác và tuân thủ đúng quy trình xét duyệt. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cơ hội đậu visa. 

 

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về việc chứng minh tài chính, cách nộp hồ sơ hay bất kỳ thủ tục nào khác. Hãy theo dõi hướng dẫn trực tiếp từ Đại sứ quán Đức hoặc liên hệ trực tiếp với Thanh Giang để được hỗ trợ tốt nhất nha. 

 

 

 

CLICK NGAY để được tư vấn và hỗ trợ MIỄN PHÍ

Chat trực tiếp cùng Thanh Giang 

Link facebook: https://www.facebook.com/thanhgiang.jsc

>>> Link Zalo: https://zalo.me/0964502233